Как вести учёт остатков на личном складе поставщика WB

Большинство продавцов WB следят за остатками на складе маркетплейса, но забывают про собственный склад. Итог — внезапная ситуация когда товар на WB заканчивается, а на личном складе тоже пусто. Аутсток, потеря позиций, срочные закупки по невыгодным ценам.

Разбираем как правильно вести учёт остатков на личном складе чтобы такого не происходило.

Почему учёт личного склада важнее чем кажется

Склад WB — это витрина. Личный склад — это буфер между вами и аутстоком. Если вы не знаете сколько товара у вас дома/на производстве/на оптовике, вы не можете:

• Вовремя заказать производство или закупку
• Правильно рассчитать объём следующей поставки на WB
• Понять хватит ли товара до прихода новой партии

Продавцы которые ведут учёт личного склада — принимают решения на основе цифр. Остальные — на ощущениях. Разница в деньгах.

Что нужно считать на личном складе

Минимальный набор данных для каждой позиции:

| Поле | Что это | Зачем | |------|---------|-------| | Баркод / артикул | Идентификатор товара | Связь с данными WB | | Размер (tech_size) | Размерная сетка | Поштучный учёт по размерам | | Текущий остаток | Сколько штук есть сейчас | База для расчётов | | Минимальный запас | Страховой буфер (штук) | Сигнал к заказу | | В пути от производства | Заказано, но не получено | Планирование |

Без размерного разреза учёт неполный — у одной модели может быть 100 штук размера M и 0 штук размера XL. В поставку XL не включишь, а система покажет "товар есть".

Три движения которые меняют остаток

Любое изменение остатка — это одно из трёх:

1. Приход (положительное движение)

• Получили товар от производства или поставщика
• Вернулся брак с WB (возврат от маркетплейса)

2. Расход (отрицательное движение)

• Отгрузили поставку на WB
• Списали брак

3. Инвентаризация

• Скорректировали по факту (пересчитали физически)

Каждое движение нужно фиксировать сразу — не "потом запомню", а сразу. Именно отсюда берутся расхождения "по таблице 50 штук, по факту 35".

Как рассчитать страховой запас

Страховой запас — это минимум который должен оставаться на личном складе. Он защищает от ситуации когда поставка на WB ещё едет, а старый запас уже ноль.

Формула:

Страховой запас = среднедневные продажи × (срок производства + срок доставки на WB)

Пример:

• Продаёте 10 штук в день
• Производство занимает 14 дней
• Доставка на WB — 7 дней
• Страховой запас = 10 × (14 + 7) = 210 штук

Если остаток опустился до 210 штук — уже поздно. Нужно заказывать раньше, когда остаток = страховой запас + запас на период продаж пока едет новая партия.

Связь личного склада и поставки на WB

Правильный расчёт поставки учитывает оба склада. Подробнее о том как считать объём — как рассчитать поставку на Wildberries.

Можно отгрузить на WB = личный остаток − страховой запас − товар в пути на WB

Если не знать личный остаток — расчёт поставки будет неточным. Отгрузите слишком много — останетесь без буфера. Отгрузите слишком мало — недополучите продажи из-за аутстока на WB.

Частые ошибки в учёте личного склада

Ошибка 1: Считать в штуках без размеров Кажется что товара достаточно, но нужного размера нет. Поставка уходит неполная.

Ошибка 2: Не учитывать товар в пути Заказали производство — но в таблице это не отражено. Кажется что запас критически низкий, делают срочный дозаказ — в итоге затоваривание.

Ошибка 3: Обновлять остатки раз в месяц За месяц проходит несколько поставок. Данные устаревают мгновенно. Обновление — минимум раз в неделю, а лучше после каждого движения.

Ошибка 4: Одна таблица на все кабинеты Если у вас несколько кабинетов WB или несколько юрлиц — мешать их в одну таблицу опасно. Остатки перепутаются.

Как автоматизировать учёт

Ручной Excel работает до 50–100 SKU. Дальше — ошибки, потеря данных, человеческий фактор.

Что можно автоматизировать:

• Расход при поставке — когда поставка на WB подтверждена, остаток списывается автоматически на основе данных API
• Приход от производства — фиксируется при изменении статуса заказа с "в пути" на "получено"
• Алерт о низком запасе — уведомление когда остаток опустился до страхового уровня

Именно так устроен учёт в Обернули — личный склад, движения и заказы производству ведутся в одном месте, автоматически связаны с поставками на WB и отправляют алерты в Telegram когда пора действовать. Подробнее про алерты — как избежать аутстока на Wildberries. А про штрафы которые растут из-за неправильных поставок — что такое ИРП на Wildberries.

Итог

Учёт личного склада — не бухгалтерия ради бухгалтерии. Это инструмент планирования. Продавец который знает свой точный остаток по каждому размеру и каждому артикулу — принимает решения о поставках точнее, не уходит в аутсток и не затоваривается.

Начните с простого: заведите таблицу с баркодом, размером и количеством. Фиксируйте каждое движение. Через месяц у вас будет база для нормального планирования.